ACORD PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Conform Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR)

Platformă de conferințe online — Înregistrare și rezervare loc

1. IDENTITATEA OPERATORULUI DE DATE

Operatorul de date cu caracter personal este SMART ENERGY 4 U, cu sediul social în Str. Prunului, Nr. 19D, Sântana de Mureș, județul Mureș, denumită în continuare "Operatorul denumită în continuare 'Operatorul'.

Date de contact:

• E-mail: smartenergy@smartenergy4u.ro

• Telefon: 0748319260

2. SCOPUL ȘI TEMEIUL JURIDIC AL PRELUCRĂRII

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt colectate și prelucrate în scopul înregistrării pe platforma de conferințe, rezervării unui loc la conferința selectată, precum și al gestionării participării dumneavoastră la eveniment.

Temeiul juridic al prelucrării este, după caz:

• Art. 6 alin. (1) lit. (b) GDPR — executarea unui contract sau demersuri precontractuale la solicitarea persoanei vizate (procesarea înregistrării și rezervarea locului);

• Art. 6 alin. (1) lit. (a) GDPR — consimțământul dumneavoastră explicit, pentru activități de marketing și comunicări promoționale;

• Art. 6 alin. (1) lit. (c) GDPR — obligații legale ale Operatorului (facturare, arhivare fiscală);

• Art. 6 alin. (1) lit. (f) GDPR — interesul legitim al Operatorului în organizarea și buna desfășurare a evenimentului.

3. CATEGORIILE DE DATE CU CARACTER PERSONAL COLECTATE

3.1. Persoane fizice:

• Nume și prenume;

• Adresă de e-mail;

• Număr de telefon;

• Funcție / titlu profesional;

• Instituție/ organizație/societate comercială (dacă este cazul);

• Date de facturare (dacă participarea este cu taxă): adresă de domiciliu/reședință, CNP (doar în măsura strict necesară conform legislației fiscale);

• Preferințe de participare (sesiuni selectate, nevoi speciale, restricții alimentare — dacă sunt relevante pentru eveniment).

3.2. Persoane juridice (reprezentanți/participanți desemnați):

• Denumirea societății/organizației;

• Codul de identificare fiscală (CIF/CUI);

• Adresa sediului social;

• Datele de contact ale persoanei de contact desemnate (nume, prenume, funcție, e-mail, telefon);

• Date de facturare, în cazul participării contra cost.

4. DESTINATARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Datele colectate pot fi transmise sau accesate de:

• Angajații și colaboratorii autorizați ai Operatorului, implicați în organizarea evenimentului;

• Furnizori de servicii de plată online (în cazul taxelor de participare), care acționează în calitate de operatori independenți sau împuterniciți ai Operatorului;

• Furnizori de platforme de e-mail și comunicare electronică (newsletter, confirmări de participare);

• Autorități publice competente, în cazul în care transmiterea datelor constituie o obligație legală;

• Parteneri co-organizatori ai conferinței, numai în baza unui acord de prelucrare a datelor și exclusiv în scopuri legate de eveniment, cu informarea prealabilă a participanților.

Operatorul nu vinde și nu comercializează datele cu caracter personal ale participanților.

5. DURATA PRELUCRĂRII ȘI STOCĂRII DATELOR

Datele cu caracter personal sunt păstrate pe durata necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate, și anume:

• Pe durata procesului de înregistrare și pe întreaga perioadă a participării la conferință;

• Ulterior evenimentului: pentru o perioadă de maximum 1 an în scopuri administrative și de arhivare;

• Datele de facturare: pe durata prevăzută de legislația fiscală în vigoare;

• Datele prelucrate pe baza consimțământului (ex: comunicări de marketing): până la retragerea consimțământului sau până la solicitarea ștergerii datelor.

La expirarea perioadei de stocare, datele vor fi șterse sau anonimizate ireversibil.

6. DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE

În conformitate cu prevederile GDPR, aveți următoarele drepturi:

• Dreptul de acces (art. 15 GDPR) — dreptul de a obține confirmarea că datele dumneavoastră sunt sau nu prelucrate și, dacă da, accesul la acestea;

• Dreptul la rectificare (art. 16 GDPR) — dreptul de a solicita corectarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete;

• Dreptul la ștergere («dreptul de a fi uitat») (art. 17 GDPR) — dreptul de a solicita ștergerea datelor, în condițiile prevăzute de lege;

• Dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18 GDPR) — dreptul de a solicita limitarea prelucrării datelor dumneavoastră în anumite circumstanțe;

• Dreptul la portabilitatea datelor (art. 20 GDPR) — dreptul de a primi datele furnizate într-un format structurat, utilizat în mod curent, lizibil automat;

• Dreptul la opoziție (art. 21 GDPR) — dreptul de a vă opune prelucrării datelor în scop de marketing direct sau în temeiul interesului legitim al Operatorului;

• Dreptul de a retrage consimțământul (art. 7 alin. (3) GDPR) — retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrărilor efectuate anterior;

• Dreptul de a depune o plângere — aveți dreptul de a sesiza Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), cu sediul în București, B-dul Magheru nr. 28-30, e-mail: anspdcp@dataprotection.ro.

Pentru exercitarea oricăruia dintre drepturile de mai sus, vă rugăm să ne contactați la adresa de e-mail smartenergy@smartenergy4u.ro sau prin scrisoare adresată sediului nostru, indicând în mod clar dreptul pe care doriți să îl exercitați și datele dumneavoastră de identificare. Solicitarea va fi soluționată în termen de maximum 30 de zile calendaristice de la data primirii.

7. ACORDUL DE PRELUCRARE A DATELOR — EXPRIMAREA CONSIMȚĂMÂNTULUI

Prin bifarea căsuței corespunzătoare și finalizarea procesului de înregistrare pe platforma de conferințe, persoana fizică sau reprezentantul persoanei juridice confirmă că:

• A citit și a înțeles prezentul Acord privind prelucrarea datelor cu caracter personal;

• Consimte la colectarea și prelucrarea datelor sale cu caracter personal de către Operator, în scopurile și în condițiile descrise mai sus;

• A fost informată cu privire la drepturile sale în calitate de persoană vizată și la modalitățile de exercitare a acestora;

• Înțelege că participarea la conferință este condiționată de furnizarea datelor obligatorii marcate ca atare în formularul de înregistrare, iar neprezentarea acestora va face imposibilă procesarea înregistrării.

Consimțământul acordat în scopuri opționale (ex: comunicări de marketing, transmiterea de materiale promoționale ulterioare evenimentului) poate fi retras în orice moment, fără a afecta valabilitatea înregistrării la conferință.

8. SECURITATEA DATELOR

Operatorul implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, pierderii accidentale, distrugerii sau divulgării. Accesul la datele cu caracter personal este restricționat exclusiv personalului autorizat, care are obligația de a respecta confidențialitatea acestora.

9. MODIFICAREA PREZENTULUI ACORD

Operatorul își rezervă dreptul de a modifica prezentul Acord pentru a reflecta schimbările legislative sau modificările aduse serviciilor oferite. Orice modificare semnificativă va fi comunicată participanților prin afișare pe platformă și/sau prin notificare directă la adresa de e-mail furnizată.